Περιεχόμενα
1. Τι σημαίνει «παραγραφή»
2. Η βασική προθεσμία παραγραφής
3. Πότε η παραγραφή γίνεται 10ετής
4. Πόσο χρόνο πρέπει να φυλάσσονται βιβλία και στοιχεία
5. Από πότε εφαρμόζεται η 10ετής διαφύλαξη
6. Αναλυτικός πίνακας διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων
7. Πότε μπορούν να καταστραφούν τα βιβλία και στοιχεία
8. Τι ισχύει για ηλεκτρονικά αρχεία και myDATA
9. Τι πρέπει να προσέξουν οι επιχειρήσεις
Συμπέρασμα
Χρειάζεστε βοήθεια;
Η ομάδα μας είναι εδώ για να σας καθοδηγήσει
Ο νέος Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, δηλαδή ο Ν. 5104/2024, έφερε σημαντικές αλλαγές σχετικά με:
- τον χρόνο παραγραφής του δικαιώματος ελέγχου της φορολογικής διοίκησης,
- τη διάρκεια διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων,
- καθώς και τον χρόνο μετά τον οποίο μια επιχείρηση μπορεί να προχωρήσει σε καταστροφή αρχείων.
Το θέμα αφορά όλες τις επιχειρήσεις, λογιστικά γραφεία, ελεύθερους επαγγελματίες και νομικά πρόσωπα που τηρούν λογιστικά αρχεία, είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή.
1. Τι σημαίνει «παραγραφή»
Η παραγραφή αφορά το χρονικό διάστημα μέσα στο οποίο η φορολογική διοίκηση έχει δικαίωμα να πραγματοποιήσει φορολογικό έλεγχο και να καταλογίσει φόρους, πρόστιμα ή προσαυξήσεις.
Μετά τη λήξη της παραγραφής, το Δημόσιο χάνει το δικαίωμα ελέγχου για τη συγκεκριμένη χρήση, εκτός ειδικών περιπτώσεων.
2. Η βασική προθεσμία παραγραφής
Σύμφωνα με τον Ν. 5104/2024, η γενική προθεσμία παραγραφής είναι: 5 έτη
Η πενταετία υπολογίζεται: από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία υποβολής της φορολογικής δήλωσης.
(πχ) για τη χρήση 2024: η δήλωση υποβάλλεται μέσα στο 2025 άρα η παραγραφή ξεκινά από 31/12/2025 και ολοκληρώνεται στις 31/12/2030.
3. Πότε η παραγραφή γίνεται 10ετής
Η φορολογική διοίκηση μπορεί να ελέγξει έως και 10 χρόνια πίσω σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
Οι βασικότερες είναι:
- μη υποβολή φορολογικής δήλωσης
- περιπτώσεις φοροδιαφυγής
- ύπαρξη νέων ή συμπληρωματικών στοιχείων
- σοβαρές αποκλίσεις σε εισοδήματα ή ΦΠΑ
- πληροφορίες που προκύπτουν από διασταυρώσεις ή διεθνή διοικητική συνεργασία.
Άρα, ακόμη και αν μια χρήση φαίνεται «κλεισμένη», σε ειδικές περιπτώσεις μπορεί να επανέλθει για έλεγχο.
4. Πόσο χρόνο πρέπει να φυλάσσονται βιβλία και στοιχεία
Εδώ βρίσκεται η σημαντικότερη αλλαγή του νέου νόμου.
Ο Ν. 5104/2024 προβλέπει πλέον ότι:
Τα λογιστικά αρχεία διαφυλάσσονται για 10 έτη.
Η υποχρέωση αφορά: βιβλία, τιμολόγια, αποδείξεις, ισοζύγια, συμβάσεις, τραπεζικά παραστατικά, myDATA αρχεία, ηλεκτρονικά δεδομένα, μισθοδοσία, φορολογικά δικαιολογητικά.
Η υποχρέωση ισχύει είτε τα αρχεία τηρούνται: σε χαρτί, είτε ηλεκτρονικά.
7. Πότε μπορούν να καταστραφούν τα βιβλία και στοιχεία
Η καταστροφή αρχείων μπορεί να γίνει:
- μετά τη λήξη της υποχρεωτικής περιόδου διαφύλαξης,
- μόνο εφόσον δεν υπάρχει:
- εκκρεμής φορολογικός έλεγχος,
- προσφυγή,
- δικαστική υπόθεση,
- αίτημα παροχής στοιχείων,
- ή άλλη φορολογική εκκρεμότητα.
Προσοχή: Αν έχει κοινοποιηθεί εντολή ελέγχου πριν τη λήξη της παραγραφής, η υποχρέωση διατήρησης ουσιαστικά παρατείνεται μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
8. Τι ισχύει για ηλεκτρονικά αρχεία και myDATA
Με την πλήρη εφαρμογή των ηλεκτρονικών βιβλίων και της πλατφόρμας myDATA, οι επιχειρήσεις οφείλουν να διατηρούν:
- backups,
- ηλεκτρονικά παραστατικά,
- αρχεία ERP,
- ψηφιακές υπογραφές,
- XML αρχεία διαβίβασης,
- και κάθε ηλεκτρονικό φορολογικό αρχείο.
Η απλή ύπαρξη δεδομένων στο myDATA δεν απαλλάσσει πλήρως την επιχείρηση από την υποχρέωση τήρησης αρχείων.
4. Πόσο χρόνο πρέπει να φυλάσσονται βιβλία και στοιχεία
Εδώ βρίσκεται η σημαντικότερη αλλαγή του νέου νόμου.
Ο Ν. 5104/2024 προβλέπει πλέον ότι:
Τα λογιστικά αρχεία διαφυλάσσονται για 10 έτη.
Η υποχρέωση αφορά: βιβλία, τιμολόγια, αποδείξεις, ισοζύγια, συμβάσεις, τραπεζικά παραστατικά, myDATA αρχεία, ηλεκτρονικά δεδομένα, μισθοδοσία, φορολογικά δικαιολογητικά.
Η υποχρέωση ισχύει είτε τα αρχεία τηρούνται: σε χαρτί, είτε ηλεκτρονικά.
Συμπέρασμα
Ο Ν. 5104/2024 αλλάζει σημαντικά το πλαίσιο διαφύλαξης φορολογικών αρχείων στην Ελλάδα.
Η βασική εικόνα πλέον είναι:
- η γενική παραγραφή παραμένει στην 5ετία,
- αλλά η υποχρέωση διατήρησης βιβλίων και στοιχείων γίνεται 10ετής για τις νέες χρήσεις,
- ενώ σε ειδικές περιπτώσεις ο φορολογικός έλεγχος μπορεί να φτάσει και στη δεκαετία.
Για τον λόγο αυτό, επιχειρήσεις και λογιστικά γραφεία θα πρέπει να προσαρμόσουν τις πολιτικές αρχειοθέτησης και backup που εφαρμόζουν.
Χρειάζεστε βοήθεια με τη διαφύλαξη φορολογικών αρχείων ή τον έλεγχο της επιχείρησής σας;
Επικοινωνήστε μαζί μας.